Τ.Ε.Ι. Α.Μ.Θ.
Τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων
Μαθητής: Κωνσταντίνος Ιγνατίου
Η επιβλέπων: Κωνσταντίνα Στούπα
Πληροφοριακά συστήματα διοίκησης στη διακυβέρνηση και στη e-Government.
Είναι κάποιες απόψεις και ιδέες που μου κινούν το ενδιαφέρον να ασχοληθώ.
Τα πληροφοριακά συστήματα διοίκησης δημιουργήθηκαν για να καλυτερεύσουν την ζωή μας και να διευκολύνουν τις δημόσιες, ιδιωτικές υπηρεσίες αλλά και τις επιχειρήσεις έτσι ώστε να γίνονται ποιο εύκολα κάποιοι έλεγχοι προσώπων και καταστάσεων. Αυτός είναι και ο λόγος που επιλέχτηκε από την εργαστηριακή ομάδα μας το θέμα μελέτη χρήσης των πληροφοριακών συστημάτων διοίκησης στη διακυβέρνηση. Στόχος της εργασίας μας είναι να ερευνήσουμε τις λειτουργιές και χρήσης αυτών αλλά και τα πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα τους. Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση είναι ο μετασχηματισμός του Κράτους και της Δημόσιας Διοίκησης που ενεργοποιείται από τις σημαντικές προόδους των Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ). Η δυνατότητες για το μετασχηματισμό είναι τεράστιες. Ένα νέο πρότυπο διακυβέρνησης δημιουργείται με πολλές ευκαιρίες και αρκετές απειλές. Με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, η ηλεκτρονική διακυβέρνηση αποτελεί τη μεγάλη πρόκληση του καιρού μας για όλες τις κυβερνήσεις του κόσμου. Πριν από χρόνια ο εκσυγχρονισμός της δημόσιας διοίκησης διαμορφώθηκε από μια σειρά πολιτικών γεγονότων. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα να κατακτήσει τους παρακάτω στόχους.
Αρχικά, οι κυβερνητικοί εκπρόσωποι πρέπει να είναι υπεύθυνοι για τις πράξεις τους καθώς όλες αυτές, επιβάλλεται να είναι ανοικτές σε δημόσιο έλεγχο. Οι δύο τομείς της εργασίας (δημόσιος και ιδιωτικός) θα πρέπει να συνεργάζονται και η απόδοση του δημοσίου θα είναι καλό να παρακολουθείται τακτικά και να μετριέται όπως τον ιδιωτικό. Τελικά θα μπορούσαμε να προσθέσουμε πως η ύπαρξη της δημόσιας διοίκησης είναι η παροχή υπηρεσιών και όχι η άσκηση εξουσίας. Η Μεταρρύθμιση του Δημόσιου συνδέεται στενά με την ηλεκτρονική Διακυβέρνηση. Οι Τεχνολογίες Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ) είναι σημαντικοί ενεργοποιητές γι’ αυτή τη μεταρρύθμιση με μια πλειάδα τρόπων που θα τθςιανεφέρουμε και κάποιες θα τις αναλύσουμε στις παρακάτω σελίδες. Πιο πρόσφατα, έχει εισαχθεί ο όρος ηλεκτρονική διακυβέρνηση για να περιγράψει το βαθύτερο μετασχηματισμό των κυβερνήσεων που πραγματοποιείται με τη χρήση των ΤΠΕ. Κυβέρνηση είναι το εργαλείο και διακυβέρνηση είναι το αποτέλεσμα. Έτσι, ηλεκτρονική Κυβέρνηση και ηλεκτρονική Διακυβέρνηση είναι διαφορετικοί όροι σε σημασία. Πολλοί ερευνητές και πολιτικοί επιστήμονες περιγράφουν την ηλεκτρονική Διακυβέρνηση ως το νέο αναδυόμενο «Παράδειγμα» για τη θεωρητική μελέτη της διακυβέρνησης και της δημόσιας διοίκησης. Ειδικότερα τα πληροφοριακά συστήματα διοίκησης στη διακυβέρνηση και στην e- διακυβέρνηση δημιουργήθηκαν για την καλύτερη επικοινωνία ανάμεσα στους πολίτες και τους κρατικούς μηχανισμούς. Παραδείγματα μηχανισμών: Εφορία, Δήμοι, Βαθμίδες της Εκπαίδευσης, Ληξιαρχείο, Υπουργεία, Περιφέρειες. Βέβαια βοηθούν αλλά υπάρχει και μεγάλη δυσφορία γι αυτά από αρκετούς. Μπορεί η τεχνολογία να εξελίσσεται ταχύτατα και να κάνει την ζωή μας ποιο εύκολη αλλά υπάρχουν και επιπτώσεις από αυτό το φαινόμενο. Έτσι και στα πληροφοριακά συστήματα κάποιοι ισχυρίζονται ότι η εφαρμογή και η υλοποίηση τους είναι δαπανηρή και χρονοβόρα όποτε δυσκολεύει ακόμα περισσότερο τις συνθήκες αντί να τις διευκολύνει. Όποτε η τοποθέτηση τους σε δημόσιες υπηρεσίες και κρατικούς μηχανισμούς, θα πρέπει να γίνει με συγκεκριμένη μελέτη και προσοχή. Έτσι ώστε να αποφευχθούν λάθη και άσχετη δαπάνη χρημάτων του δημόσιου προς τρίτους.
Κάποια αλλά μειονέκτημα των πληροφοριακών συστημάτων είναι ότι δεν έχουν όλοι την γνώση έτσι ώστε να τα χειρίζονται και αυτό μάλλον είναι δυσάρεστο αν δεν υπάρχει άλλος τρόπος για την διαχείριση κάποιων πραγμάτων. Επομένος θα πρέπει να συνυπάρχουν αρμονικά και με τα άλλα μέσα διαχείρισης πληροφοριών και υπηρεσιών έτσι ώστε να μην υπάρξουν αντιδράσεις και διαφωνίες. Τα πληροφοριακά συστήματα είναι καινοτόμα αλλά και συνάμα δαπανηρά όποτε η μελέτη που γίνεται πάνω σε αυτά θα πρέπει να είναι αναλυτική και προσεγμένη. Επίσης η βιβλιογραφική ερευνά μας βοήθα έτσι ώστε να φτάσουμε σε κάποια σωστά συμπεράσματα για το πώς είναι δομημένα, για ποια χρήση υπάρχουν αλλά και ποια είναι τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα αυτών που μερικά προαναφέρθηκαν παραπάνω. Τα πληροφοριακά συστήματα είναι ένα οργανωμένο σύνολο το οποίο αποτελείται από έξη βασικά στοιχεία που είναι τα εξής: Άνθρωποι, Διαδικασίες, Βάσεις Δεδομένων, Λογισμικό, Υλικός Εξοπλισμός, Δίκτυο. Αυτά τα στοιχεία είναι απαραίτητα για την υλοποίηση ενός πληροφοριακού συστήματος. Οι επίπτωσης σε αυτά τα στοιχεία μπορεί να είναι και θετικές αλλά και αρνητικές αναλόγως τις περιπτώσεις που έχουμε, δηλαδή αν υπάρχουν πλεονεκτήματα η μειονεκτήματα από το πληροφοριακό σύστημα στη ζωή μας και στη διαχείριση της υπηρεσίας στην οποία υπάρχει. Η διακυβέρνηση μέσω πληροφοριακών συστημάτων είναι αρκετά καινοτόμα. Αυτό σημαίνει ότι οι καινοτομίες αφορούν την πολιτική ηγεσία και την εκμάθηση στελεχών των δημόσιων υπηρεσιών. Επίσης η καινοτομία αυτή στηρίζει την παροχή βέλτιστων πρακτικών στη σκιαγράφηση πρωτοπορών πολιτικών στη νομοθεσία στο κανονισμό πλαίσιο και διευκολύνει την καθημερινή ζωή μας.
Μάλιστα η διακυβέρνηση μέσω πληροφοριακών συστημάτων προβλέπει και την ένταξη ομάδων πολιτών οι οποίοι παρουσιάζουν δυσκολίες να ακολουθήσουν την εξέλιξη της τεχνολογίας (π.χ. ΑΜΕΑ , Γηραιότεροι άνθρωποι) αυτό είναι μια καινοτομία αυτών των συστημάτων και αυτής της διακυβέρνησης για την καλύτερη κατανόηση των ψηφιακών εξελίξεων. Οι ανάγκες της κοινωνίας μας πολλαπλασιάζονται συνεχώς. Η τεχνολογία προχωράει με γοργά βήματα έτσι και η ανάγκη μας για καλύτερη και πιο εύκολη διακυβέρνηση. Παρακάτω θα αναφερθούμε αναλυτικότερα για το ποιες είναι αυτές και πως μπορούν να εξυπηρετηθούν από τα πληροφοριακά συστήματα. Οι τομείς που μπορούν να βρεθούν αυτές οι ανάγκες είναι δημόσιοι οργανισμοί και εργαλεία του κράτους άρα η κυρία ανάγκη είναι να μπορέσει το κράτος να επικοινωνήσει καλυτέρα με τους πολίτες να τους εξυπηρετεί και επίσης να γίνεται πιο εύκολος έλεγχος σε υπηρεσίες. Βοηθούν στη σωστή διοίκηση τα πληροφοριακά σύστημα των διαφορών υπουργιών του κάθε κράτους. Επιμέρους διευκολύνουν την διαχείριση και τον έλεγχο πληροφοριών του κράτους και τις διαχέουν για την ενημέρωση των πολιτών. Τα υπουργεία μέσω αυτών των συστημάτων μπορούν να καλύψουν τις ανάγκες κάθε δημοσιάς υπηρεσίας αλλά και των πολιτών. Για παράδειγμα η επιβολή των νομών του συντάγματος στις δημοσιές υπηρεσίες και κατά συνεπεία στους πολίτες. Επιπλέον θεσπίζεται ο τρόπος διανομής των μισθολογίων στις υπηρεσίες ώστε να παραλάβουν οι πολίτες τους μισθούς τους. Γενικότερα τα πληροφοριακά συστήματα ελέγχουν διαχειρίζονται και υλοποιούν αποφάσεις του κράτους.
Ειδικότερα το υπουργείο οικονομικών έχει δημιουργήσει κάποια πληροφοριακά συστήματα για την καλύτερη εξυπηρέτηση και ασφάλεια των πολιτών. Κάποια από αυτά είναι το (TAXIS) που είναι για την φορολογία δηλαδή να γίνεται έλεγχος των εισοδημάτων των πολιτών υποστηριζόντας την προσπάθεια του κράτους για καταπολέμηση την φοροδιαφυγή. Επίσης υπάρχει το (TAXIS NET) το οποίο είναι για διευκόλυνση των πολιτών στη συμπλήρωση της φορολογικής τους δήλωσης. Αυτό παρέχει στο κράτος πιο εύκολο έλεγχο των δηλώσεων, κερδίζει χρόνο και διαχειρίζεται πιο γρήγορα τα δεδομένα. Ακόμη το υπουργείο οικονομικών έχει δημιουργήσει το (ICES) το οποίο χρησιμοποιείται από πολλές δημόσιες υπηρεσίες για την μισθοδοσία και την παροχή των συντάξεων στους πολίτες. Επιπλέον αυτό το σύστημα χρησιμοποιείται στα τελώνια για την καλύτερη και ευκολότερη λειτουργία τους. Επιπρόσθετα στις περιφέρειες αυτά τα συστήματα μπορούν να τις οργανώσουν καλυτέρα σε πολλά θέματα όπως είναι να προσκομούν κρατικά έγγραφα από τα υπουργεία και να τα διαχειρίζονται με τέτοιον τρόπο έτσι ώστε να μην υπάρχουν προβλήματα στην διανομή αυτών στους πολίτες και στις υπηρεσίες. Παράλληλα μπορούν εύκολα να επεξεργαστούν τα στοιχειά και τις ανάγκες των υπηρεσιών προς όφελος των πολιτών.
Οι περιφέρειες μπορούν να επιβλέπουν τους δήμους και την σωστή λειτουργία τους. Άλλο παράδειγμα πληροφοριακών συστημάτων είναι η διοίκηση των δήμων. Αναλυτικότερα καλύπτουν την ανάγκη για καλύτερη λειτουργία των ιδίων των δήμων σε διαφόρους τομείς όπως για την καλύτερη αρχειοθέτηση των εγγραφών των πολιτών και χρήση τους. Ακόμη αυτά τα συστήματα μπορούν να διαχειρίζονται χρηματοδοτήσεις για τα δημοσιά έργα τα οποία υλοποιούνται στους εκάστοτε δήμους δηλαδή πως θα μοιραστούνε καλυτέρα τα χρήματα αυτά έτσι ώστε να μην υπάρχουν άχρηστες δαπάνες. Μπορούμε επίσης να αναφέρουμε ότι οι δυνατότητες που προσφέρουν τα ΚΕΠ με πολύ εύχρηστα εργαλεία για πολλές ανάγκες της πολιτείας όπως να μπορούν εύκολα οι πολίτες να ενημερωθούν για πιθανές θέσεις εργασίας. Ακόμη να ενημερωθούν για τον επαγγελματικό προσανατολισμό τους από ειδικούς οι οποίοι είναι πρόθυμοι να βοηθήσουν. Οι πολίτες έχουν την δυνατότητα να προμηθευτούν πολλά έγραφα του δημοσίου όπως είναι το πιστοποιητικό γέννησης μάλιστα τα ΚΕΠ μπορούν να παρέχουν έγραφα όπως αντίγραφο της φορολογικής δήλωσης του πολίτη, της φορολογικής ενημερότητας και αλλά έγραφα του δημοσίου.
Τα πληροφοριακά συστήματα αναπτύχτηκαν στην δεκαετία του 60 και ο λόγος ήταν η διαχείριση των δεδομένων για την λήψη αποφάσεων. Τα συστήματα αυτά χαρακτηρίζονται κυρίως από την ικανότητα να παρέχουν περιοδικές αναφορές. Αρχικά είχαν κυρίως ιστορικό χαρακτήρα, ενώ στη συνέχεια χρησιμοποιήθηκαν για την πρόβλεψη τάσεων και την υποστήριξη αποφάσεων ρουτίνας. Στη συνέχεια αυτά τα συστήματα έχουν εξελιχθεί και έχουν δημιουργήσει την ηλεκτρονική διακυβέρνηση. Ειδικότερα ο όρος e-Government (e-Gov) εμφανίστηκε στα τέλη της δεκαετίας του 1990 με σκοπό να μοιράσει εμπειρίες στην ανάπτυξη επικοινωνίας ανάμεσα στους επαγγελματίες. Τα τελευταία χρόνια άρχισε να αναπτύσσετε πιο πολύ και να γίνετε σαφώς ευρύτερα διαδομένη με όλο αυτό το στόχο να γεννήσει απορίες προς όλο τον κόσμο σχετικά με αυτήν. Ο όρος ηλεκτρονική κυβέρνηση εισήχθη γύρω στο 2000 για να περιγράψει την αυξανόμενη χρήση των ΤΠΕ (κυρίως του διαδικτύου) στη λειτουργία των κυβερνήσεων και στην παροχή δημόσιων υπηρεσιών.
Η ηλεκτρονική διακυβέρνηση εισήχθη στην Ευρώπη το 2002 και έδωσε την δυνατότητα πρόσβασης των πολιτών σε δημόσιες υπηρεσίες με σκοπό την καλύτερη εκμάθηση της. Το 2005 ανέπτυξε σε μεγάλο βαθμό τις συνδέσεις της γα τις δημόσιες διοικήσεις, καθώς και υπηρεσίες ηλεκτρονικός ώστε να βοηθήσει τον πολιτισμό και τον τουρισμό.
